A realidade da velocidade da tecnologia teve um impacto muito grande em profissões onde necessita de informação rápida, certa e segura. O futuro está na tecnologia e na advocacia digital. A figura daquele profissional insatisfeito atrás de uma mesa debruçado em livros, com agenda semanal cheia e necessitando redigir peças e fora a locomoção para audiências, sem o tempo necessário para buscar novos clientes, está cada vez mais “morrendo” no cenário atual.
O Advogado moderno não tem lugar certo para trabalhar, trabalha em casa (Home Office) ou até mesmo tomando um café no quiosque próximo ao cliente. Emails só para formalidades, WhatsApp virou a conversa “cara-a-cara” indispensável. O novo profissional tá sempre antenado as novidades no mundo jurídico e tecnológico para facilitar seu trabalho, tudo inserido no modelo de escritório digital. Esse perfil inovador ajuda mediar e buscar um melhor resultado conhecendo de perto a demanda/solução do seu cliente na mesma intensidade que estuda a teoria. Ter um site e uma melhor visibilidade nas redes sociais para esse profissional é primordial para uma melhor organização e mobilidade individual.
Consegue perceber a diferença nos perfis? Claramente o primeiro está no ambiente totalmente manual, enquanto o segundo incorpora ao conceito de escritório informatizado, sem acúmulo de documentos, aceita desafios da tecnologia para otimizar todo trabalho na advocacia com foco total no cliente. Praticamente todo sua demanda se mantém online, o que antes era feito e mão e de maneira manual.
Afinal, o que é um Escritório Digital?
A tecnologia nos uniu, não só nas relações pessoais mas também na vida profissional. Exige-se que o advogado esteja inteiradamente por dentro de tudo que acontece em seu escritório, mesmo quando está em uma audiência ou até mesmo ausente. Não há mais tempo a esperar. Deixar um problema para ser resolvido depois pode ser tarde demais e passar a imagem de despreparo e desorganizado, sua imagem sempre será o melhor cartão de visita. Com isso, a tecnologia trouxe o desembaraço, afinal, o cliente não perdoa atrasos que poderiam ser resolvidos com uma simples atitude.
As vantagens do escritório digital
O advogado precisa estar preparado para o escritório digital. Este novo modelo de advocacia é a nova tendência no mundo corporativo. Se você ainda não ficou convencido, conheça algumas vantagens e confira como isso pode mudar e melhorar a prática jurídica e consequentemente florense.
Para o cliente, o melhor é que através da internet, ele consiga acessar e acompanhar seus processos e evoluções do seu caso sem depender de uma agenda presencial com o advogado e evitar ficar ligando o tempo todo ou até mesmo mensagens e áudios inesperados. Nesse caso, uma simples atitude seria orientar acessar em uma das abas do site profissional. Com um software jurídico, toda a informação que sai do tribunal pode ser trabalhada, adicionando comentários e observações importantes,dando ao cliente uma versão mais fácil de ser compreendida, proporcionando uma relação mais transparente no atendimento e mais satisfação para todos envolvidos.
Por que aderir a Modernização?
Todos os processos do seu escritório passam a ser mediados por recursos digitais. Esta medida já melhora e muito a gestão de sua empresa, sempre apoiada pela tecnologia.
Por que ter Praticidade? Com o uso de recursos tecnológicos, o advogado poderá gerar documentos, petições e consultar informações em qualquer lugar que esteja através do software, dispensando a necessidade da presença dele no escritório físico. Esta medida garante eficiência e praticidade nas respostas do escritório às necessidades do cliente. O advogado fica totalmente ativo em qualquer lugar, seja em viagens a trabalho ou em algum imprevisto.
Porque ter Agilidade? A utilização de uma plataforma facilita na organização de processos e documentos. Agora não existe mais a necessidade de fazer cópias, guardar aquela pilha de documentos. É tudo digital. O cliente envia a documentação por e-mail ou outro meio eletrônico, que em alguns casos pode ser uma rede social ou aplicativo de mensagens, e o escritório arquiva de forma digital.
Transforme o escritório tradicional em um Escritório Digital.
1º Reúne informações e documentos em um só local e com segurança: Chega de ter informações e documentos espalhados ou acumulado em pastas que não param de ficar maiores. Em um escritório digital, esse cenário é outro. Ele se apropria das facilidades trazidas pelo processo eletrônico e não se foca apenas nas necessidades do sistema. Todo o escritório se organiza dessa forma.
As informações de um processo estão todas em um único lugar, ao alcance de um clique, por exemplo. Precisa do nome completo? Está lá. O telefone? Também. O mesmo acontece com os documentos, que são digitalizados desde o primeiro contato. Está em deslocamento e percebeu que não sabe o endereço do cliente, ou, então, ficou doente e precisa de todos os equipamentos necessários para trabalhar de casa? O sistema que lhe repassa facilmente todo o tipo de informação dentro do escritório é o mesmo que pode ser acessado dentro do carro ou de casa.
Hoje, tudo pode ser resolvido por meio do armazenamento em nuvem. Armazenar informações e documentos em nuvem é tão seguro quanto reuni-los em uma pasta ou pendrive simples. Muito mais seguro para falar a verdade. Afinal, os materiais não se misturam, você não corre riscos. Pelo contrário. Ao estarem centralizados em um só local, permitem pesquisas rápidas de qualquer lugar e consultas simultâneas a prazos e processos, muito prático.
2º Permite a flexibilidade nos processos: Na mesma linha do tópico anterior está a possibilidade do advogado flexibilizar a relação que mantém com seus processos. Imagine, por exemplo, ter que realizar uma viagem de trabalho de forma repentina. Duas necessidades podem surgir daí:
- não estar bem munido das informações suficientes do processo, por não ter dado tempo de separar tudo que poderia ser importante;
- manter as demandas todas organizadas no escritório para o resto da equipe.
Então, caso surgem imprevistos, esse dois cenários são bem comuns de acontecer. Para um escritório tradicional, também é difícil de resolver. Isso dará mais trabalho e gera mais estresse consequentemente. Por outro lado, em um escritório digital, esse tipo de problema sequer existe. Afinal, com todos os dados organizados em nuvem, o advogado tem muito mais flexibilidade para acompanhar os processos e andamentos e também poder consultar informações que são realmente necessárias.
3º Reduz gastos: As finanças também são diretamente impactadas pela implementação do escritório digital. E o motivo é claro: as atividades, quando digitalizadas, têm baixo custo de manutenção. Afinal, não há mais necessidade de investir em material de escritório, providenciar xerox, usar folhas A4, gastar gasolina e utilizar o telefone, por exemplo. O maior investimento vai ser em um sistema único que seja capaz de abarcar todas essas informações, como é o caso, por exemplo, de um software jurídico de gestão. Portanto, assim como o profissional ganha mais tempo para advogar, o escritório economiza mais dinheiro para fazer investimentos realmente relevantes.
4º Permite que o advogado possa trabalhar em home office ou remotamente: Em um escritório digital, as informações suficientes para a realização do trabalho não estão limitadas a uma única rede de computadores ligados a um computador central. Esse hábito das empresas tradicionais já foi ultrapassado. Agora, com os dados armazenados em nuvem, o cenário que se abre para a rotina de trabalho é bem diferente.
Como podemos ver, a implantação do escritório digital está mudando a forma de exercer a advocacia. Mesmo que a profissão tenha um perfil mais formal e resistente a mudanças, é difícil ficar de fora dessa transformação digital. Afinal, a tecnologia abraçou a vida social e facilitou todas as formas de trabalho, oportunizando maior produtividade e melhores resultados para todos. /,,/
TEXTO: Alex Holanda
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